오늘은 Outlook(아웃룩)의 Report Message 기능은 스팸(정크), 피싱 이메일을 직접 신고할 수 있는 기능을 소개할까 합니다. 이 기능은 Microsoft와 조직 보안 시스템이 이메일 위협을 인식하고 대응하는 데 매우 중요한 역할을 합니다.
해당 기능은 Microsoft 365 조직사용자(E3, E5)만 사용가능하다고 합니다. 기업에서 사용하시는 분들은 적극적으로 사용해보시길 권해드립니다.
1. Report Message 기능이란?
- Report Message는 사용자가 의심스러운 이메일을 Microsoft 또는 조직 보안팀에 직접 신고할 수 있도록 하는 기능입니다.
- 신고 유형:
- Report Junk (스팸)
- Report Phishing (피싱)
- Not Junk (정상 메일로 분류)
📌 이 기능은 Microsoft Defender for Office 365와 연동되어, 조직 전체 보안 위협에 빠르게 대응할 수 있도록 도와줍니다.
2. 지원되는 환경 및 버전
2.1 지원 Outlook 버전
- Outlook for Microsoft 365 (Windows, Mac)
- Outlook on the Web (OWA)
- Outlook for iOS/Android (2024년 말 이후 최신 버전)
2.2 사전 설정 요건
- Microsoft 365 관리자 포털에서 User reporting 기능 활성화
- 기존 Report Message Add-in이 있다면 제거하고 내장 기능으로 전환 권장
3. Report Message 사용 방법
3.1 Outlook 데스크톱 (Windows, Mac)
- 신고하려는 메일을 클릭합니다.
- 상단 리본에서 Report 메뉴를 클릭합니다.
- 다음 중 하나를 선택합니다:
- Report Junk → 스팸으로 신고 후 정크 폴더로 이동
- Report Phishing → 피싱으로 신고 후 삭제됨
- Not Junk → 정크가 아닌 경우, 정상 메일로 이동
3.2 Outlook on the Web (OWA)
- 웹브라우저에서 Outlook 로그인 후 이메일 선택
- 오른쪽 상단의 “…” 메뉴 클릭
- “Report” 선택 후 유형 선택
3.3 Outlook 모바일 앱
- 앱에서 신고할 메일 열기
- 상단의 “…” (더보기) 클릭
- “Report Junk” 또는 “Report Phishing” 선택
4. 관리자 설정 팁
- Microsoft Defender 포털의 User Reported Settings 메뉴에서 사용자를 위한 보고 옵션 설정 가능
- “보고된 메시지 저장” 기능으로 관리자 또는 SOC(Security Operations Center) 팀에서 확인 가능
- 신고된 메일은 Microsoft 또는 지정된 내부 메일박스로 전송되며, Submissions 탭에서 분석 가능
5. 기존 Report Message Add-in과의 차이점
| 항목 | 기존 Add-in | 내장 Report 기능 |
|---|---|---|
| 설치 필요 여부 | 별도 설치 필요 | 내장됨 |
| UI 일관성 | 낮음 | Outlook 전 환경에서 동일 |
| 복수 선택 가능 여부 | 제한적 | 여러 메일 선택 가능 |
| 보안 보고 흐름 | 조직에 따라 달라짐 | Defender에 자동 연동 |
⚠ Microsoft는 기존 Add-in을 더 이상 업데이트하지 않으며, 내장 Report 기능을 권장하고 있습니다.
6. 신고 결과 처리 흐름
- 사용자가 메시지를 신고
- Microsoft 또는 조직 보안팀에 데이터 전송
- 위협 분석 → 피싱 또는 스팸 여부 판단
- 필터 정책 업데이트 → 사용자 환경에 반영
7. 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q. Report Message 기능을 사용해도 메일이 정크함에 계속 들어와요.
A. 해당 기능은 사용자 피드백 수집용이며, 필터 반영까지 일정 시간 소요될 수 있습니다. 관리자에게 Escalation을 요청하세요.
Q. 버튼이 보이지 않아요.
A. 조직 설정에 따라 비활성화되었거나 Add-in과 충돌 중일 수 있습니다. Microsoft 365 관리자에게 문의하세요.
8. 결론
Outlook의 Report Message 기능은 사용자 중심의 보안 대응 메커니즘입니다. 단순한 클릭 몇 번으로 스팸이나 피싱 메일을 신고하고, 보안 필터에 기여할 수 있습니다.
조직 관리자와 사용자는 이 기능을 적극적으로 활용하여 이메일 보안 체계를 강화해야 합니다. 특히 기존 Add-in 방식은 곧 종료되므로, 지금 바로 내장 Report Message 기능으로 전환하세요.