M365 Groups란?
Microsoft 365 Groups는 팀 또는 부서 단위로 이메일, 일정, 문서, 작업 등을 공유할 수 있도록 설계된 협업 플랫폼입니다. 기존의 메일링 그룹과 달리, 그룹을 생성하면 다음과 같은 여러 리소스가 자동으로 함께 생성됩니다.
- Outlook용 공유 메일함 및 캘린더
- SharePoint 문서 라이브러리
- OneNote 전자 필기장
- Planner 과제 관리 도구
- Teams 팀(선택사항)
협업에 필요한 모든 도구를 통합적으로 사용할 수 있어 업무 효율을 크게 높일 수 있습니다.
1. M365 Groups 생성 방법
1.1 Microsoft 365 관리자 센터에서 생성
- Microsoft 365 관리 센터에 로그인합니다.
- [Teams & Groups] > [Active teams & groups] 메뉴로 이동합니다.
- [Add a group] > [Microsoft 365] 선택 후 [Next] 클릭합니다.
- 그룹 이름, 설명, 소유자 등을 입력합니다.
- 그룹 유형을 ‘공개’ 또는 ‘비공개’로 설정하고, 필요 시 Teams 생성도 함께 진행합니다.
- 구성원 추가 후 완료를 누르면 그룹이 생성됩니다.
1.2 Outlook에서 생성
- Outlook 웹 또는 데스크탑 앱을 엽니다.
- 왼쪽 메뉴에서 “그룹”을 클릭하고 “새 그룹”을 선택합니다.
- 이름, 설명, 공개 범위 설정 후 구성원을 추가하면 완료됩니다.
1.3 Microsoft Teams에서 생성
Teams에서 팀을 새로 만들 때 “Microsoft 365 그룹으로 만들기”를 선택하면 자동으로 그룹이 생성됩니다.
2. M365 Groups 주요 기능 및 활용법
2.1 공유 리소스
| 리소스 | 설명 |
|---|---|
| Outlook 그룹 메일함 | 모든 구성원과 메일을 공유 |
| 그룹 캘린더 | 프로젝트 및 팀 일정을 공유 |
| SharePoint 문서 라이브러리 | 공동 작업용 문서 저장소 |
| OneNote | 회의록 및 아이디어 정리 |
| Planner | 작업 관리, 우선순위 설정 |
2.2 외부 사용자 초대
- 게스트 액세스를 통해 외부 사용자도 그룹에 초대 가능
- 필요한 리소스에만 제한적으로 접근 가능하도록 설정 가능
2.3 Microsoft Teams 연계
- Teams 채팅, 화상회의, 채널 등을 통해 실시간 협업 가능
- 기존 그룹을 불러와 팀으로 변환하거나 연동 가능
3. M365 Groups 관리 및 보안 전략
3.1 구성원 역할과 권한
| 역할 | 설명 |
|---|---|
| 소유자 | 그룹 설정 변경, 구성원 추가/제외 가능 |
| 구성원 | 그룹 리소스 사용 가능, 설정은 제한됨 |
| 게스트 | 제한된 리소스 접근 가능 (관리자 설정 필요) |
3.2 그룹 라이프사이클 관리
- 만료 정책: 사용하지 않는 그룹은 자동 알림 후 삭제 가능
- 활동 기반 유지: 일정 기간 사용하지 않으면 정리 가능
- PowerShell 명령어를 통한 그룹 자동 생성, 삭제 자동화 가능
3.3 명명 정책 및 생성 제한
- 그룹 이름에 접두사/접미사 지정 가능 (예: APAC_, _팀)
- 모든 사용자에게 그룹 생성 권한을 부여할 필요는 없음
- 특정 보안 그룹에만 그룹 생성 권한 부여하여 무분별한 생성 방지
결론 및 활용 팁
- M365 Groups는 메일, 일정, 문서, 회의를 한곳에 통합하여 협업 효율을 극대화하는 도구입니다.
- Teams, Planner, SharePoint 등 다양한 앱과 자연스럽게 연계되어 일관된 업무 흐름을 유지할 수 있습니다.
- 보안 및 거버넌스를 위해 민감도 라벨, 만료 정책, 게스트 액세스 제어 설정을 꼭 활용하세요.
- 그룹이 많아지면 관리가 어려워질 수 있으므로, 정기 점검 및 자동화 도구 사용을 권장합니다.
추천 활용 예시
- 프로젝트별 그룹을 만들어 문서, 일정, 회의를 통합 관리
- 부서 단위 그룹을 통해 파일 공유 및 회의 일정 관리
- 외부 협력 업체와의 공동작업 시 게스트 초대 및 파일 제한 공유