📨 M365 공용 메일함(Shared Mailbox)이란?
공용 메일함(Shared Mailbox)은 여러 사용자가 하나의 메일함을 공유하여 이메일을 확인하고 응답할 수 있게 해주는 Microsoft 365 기능입니다. 고객 서비스, 인사, 영업, 마케팅 등에서 팀 단위로 이메일을 관리할 때 유용합니다.
공용 메일함의 대표 활용 예시
- 고객지원 대표메일 (예: help@company.com)
- 팀 단위 소통 계정 (예: hr@company.com)
- 부서 공지 및 수신함
📌 공용 메일함의 장점
1. 팀워크 향상
여러 명이 하나의 메일함을 공동으로 사용하므로, 부재 시에도 다른 팀원이 응답할 수 있어 업무 공백을 줄일 수 있습니다.
2. 일관된 외부 커뮤니케이션
From 주소가 팀의 대표 이메일로 발송되기 때문에, 회사 이미지의 일관성을 유지할 수 있습니다.
3. 일정, 연락처 공유
공용 메일함은 메일뿐 아니라 일정(Calendar) 및 연락처(Contact)도 공유할 수 있어 협업에 유리합니다.
🔧 공용 메일함 생성 전 준비사항
관리자 권한 필요
공용 메일함을 만들고 관리하려면 Microsoft 365 관리 권한이 필요합니다.
라이선스 정책
공용 메일함은 최대 50GB까지는 별도 라이선스 없이 사용할 수 있습니다. 단, 로그인 기능이 없으며, 개인 사용자에게 할당되어야만 사용이 가능합니다.
🛠️ Microsoft 365 관리자 센터에서 공용 메일함 생성
h3. 1단계: 관리 센터 접속
- Microsoft 365 관리자 계정으로 로그인합니다.
h3. 2단계: 공유 사서함 만들기
- 사이드 메뉴에서 Teams & 그룹 → 공유 사서함(Shared mailboxes) 선택
- [공용 사서함 추가] 버튼 클릭
- 이름과 이메일 주소를 입력하고 저장
h3. 3단계: 구성원 추가
- 사서함이 생성되면, ‘구성원’ 항목에서 사용자들을 추가합니다.
💻 Outlook 데스크톱에서 공용 메일함 추가하기
h3. 자동 추가 (구성원이면 자동 표시됨)
- Microsoft 365 환경에서 사용자가 공용 메일함 멤버로 추가되면, 일정 시간 내 자동으로 Outlook에 표시됩니다.
h3. 수동 추가 방법
h4. Outlook (New Outlook 모드 기준)
- 왼쪽 폴더 목록에서 [메일 계정 이름] 우클릭
- [공유 폴더 추가] 또는 [Add shared mailbox] 선택
- 공유받은 메일 주소 입력 (예: hr@company.com)
- 메일함이 사이드바에 추가됨
h4. 클래식 Outlook 방식
- Outlook 실행 →
파일 → 계정 설정 → 계정 설정 - 현재 메일 계정 선택 → 변경 → 기타 설정
- 고급 탭 → 추가 클릭 후 공유 메일함 주소 입력
- Outlook 재시작 시 적용됨
🌐 Outlook Web (OWA)에서 공유 메일함 추가
- Outlook 웹사이트에 로그인
- 좌측 폴더에서 내 메일함 우클릭 → [공유 폴더 추가] 선택
- 공용 메일 주소 입력 → 추가
브라우저 기반에서도 메일 확인, 회신, 일정 열람까지 모두 가능합니다.
📱 Outlook 모바일 앱에서 공유 메일함 사용
Outlook 앱(iOS/Android)은 직접 추가 기능은 없지만, 공용 메일함이 별도 계정으로 구성된 경우 자동으로 동기화됩니다. 그렇지 않다면 모바일에서는 일부 기능이 제한될 수 있습니다.
✉️ ‘보낸 사람(From)’ 설정 방법
‘보낸 사람’ 주소 선택
메일 작성 시 ‘From’을 클릭하면 공용 메일 주소로 변경할 수 있습니다. 공유 사서함이 정상 등록되어 있고, Send As 권한이 부여된 경우에만 가능합니다.
발송 권한 유형
| 권한 유형 | 설명 |
|---|---|
| Send As | 공용 메일 주소로 발송, 개인 정보는 숨김 |
| Send on Behalf | “OOO을 대신하여”라는 형식으로 발송됨 |
📅 공유 일정 활용하기
공용 메일함에 포함된 캘린더는 멤버 전체에게 자동 공유됩니다. Outlook이나 OWA의 일정 보기에서 확인 가능하며, 회의 요청도 공유 메일 주소로 보낼 수 있습니다.
✅ 관리 팁 & 주의사항
- 공용 메일함은 로그인 계정이 아니므로, MFA(다단계 인증) 적용이 불가합니다.
- 공용 메일함에 직접 로그인은 차단되어야 하며, 구성원을 통해 접근합니다.
- 삭제된 메일함은 30일 내 복구 가능합니다.
- Outlook에서 간혹 보이지 않는 경우, 계정 제거 후 재추가하거나 앱 재설치로 해결 가능
🔚 마무리
공용 메일함(Shared Mailbox)은 조직 내 협업과 고객 대응을 한층 더 효율적으로 만들어주는 강력한 도구입니다. Microsoft 365 환경에서는 관리도 쉽고, Outlook을 통해 다양한 디바이스에서 접근할 수 있기 때문에 설정만 잘하면 매우 실용적인 기능입니다.
지금 바로 여러분의 팀 이메일도 공용 메일함으로 통합해보세요!