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[카테고리:] 직장인 IT 사용법

  • Microsoft 365 Approvals사용법

    1. 📌 Microsoft 365 Approvals 사용 가이드

    M365(또는 Microsoft 365)의 Approvals 기능은 전 세계 수백만 조직이 워크플로우 승인 프로세스를 간소화하고 자동화하는 도구입니다. 이 글에서는 최신 정보와 함께 Approvals 사용 방법을 Teams, SharePoint, Power Automate를 중심으로 단계별로 안내합니다.

    2. Approvals란 무엇인가?

    • Microsoft Teams 내 결재 허브
      Approvals 앱은 Teams 내에서 쉽게 접근 가능한 승인 기능 허브입니다. 결재 요청 생성부터 진행 상황, 완료 내역까지 한 눈에 확인할 수 있습니다.
    • Workflows (워크플로우) 관리
      Power Automate 기반의 워크플로우를 만들어 자동 승인 또는 단계별 승인 프로세스를 구현할 수 있습니다.
    • 리스트 및 문서 라이브러리와 통합
      SharePoint 리스트/문서와 연동되어 콘텐츠 승인, 게시 승인 등의 플로우를 구성할 수 있습니다.

    3. Teams에서 Approvals 사용하기

    3.1 Approvals 앱 설치 및 접근

    1. Teams 앱 바에서 Approvals 앱을 클릭하거나 검색해서 설치합니다.
    2. 설치 후 개인용 및 팀용 공간에서 사용할 수 있습니다.

    3.2 결재 요청 생성

    • 채팅 또는 채널 내에서 “Request approval” 버튼 클릭
    • 승인자 지정, 제목·내용 입력 → 전송

    3.3 템플릿 사용

    • 예산 요청, 출장계획 같은 미리 정의된 템플릿을 사용해 일관성 있는 요청 생성
    • 조직 차원 템플릿 생성도 가능

    3.4 결재 진행 및 관리

    • Approvals 허브에서 요청 상태 확인
    • 승인/반려, 알림 확인, 리마인더 전송, 담당자 재할당 가능
    • 완료된 요청은 기록으로 보관

    4. SharePoint 리스트/라이브러리에서 승인을 설정하는 법

    4.1 “Configure Approvals” 활성화

    1. SharePoint 리스트 또는 라이브러리 상단 메뉴: Automate → Configure Approvals
    2. Enable Approvals 토글 ON → 적용

    4.2 항목/문서 승인 요청

    • 리스트 아이템이나 문서 선택 후 Request approval 클릭
    • 승인자 지정, 요청 메시지 작성 → 전송

    4.3 승인자 대응

    • SharePoint 아이템에서 Approval details 클릭 후 승인/반려 선택
    • Teams Approvals 앱에서도 동일하게 가능

    4.4 승인 이력 보기

    • SharePoint 내 승인 이력 보기 가능
    • Teams 내 Approvals 앱 허브에서 전체 기록 확인

    5. Power Automate를 통한 워크플로우 승인 자동화

    5.1 자동 승인 후속 흐름

    1. Power Automate의 Start and wait for an approval 액션 사용
    2. SharePoint, OneDrive, Dynamics 등 다양한 트리거 기반 승인 플로우 구축

    5.2 승인 유형 선택

    • Approve/Reject – 모두 승인 필요: 모든 승인자가 응답
    • First to respond: 빠른 승인 처리
    • Custom responses: 다중 응답 옵션 지정 가능

    5.3 그룹 승인 처리

    • Microsoft 365 그룹을 승인 대상 지정 가능
    • 그룹 전원 또는 첫 응답 기준 승인 선택 → 승인 흐름 유연화

    5.4 장기 승인 흐름 구성

    • 30일 초과 승인 처리를 위해 응답 로직을 Dataverse 기반 별도 플로우로 분리 구성

    6. Word 문서 내에서 승인을 요청하는 방법

    6.1 Approvals용 Office 추가 기능 설치

    1. Word → Home 탭 → Add-ins → “Approvals” 추가
    2. Word 내에서 문서 승인 요청 생성 및 이력 확인 가능

    6.2 요청 생성과 대응

    1. Word 문서에서 New approval request 클릭
    2. 템플릿 또는 기본 요청 선택 → 승인자 입력 → 전송
    3. 승인자 Word 창에서 바로 승인/반려
    4. 요청 상태 및 이력을 Word 창에서 확인 가능

    6.3 템플릿 관리

    • 팀 소유자가 Teams Approvals 앱에서 Word용 템플릿 생성 • 관리 가능

    7. 관리 및 보안 설정

    7.1 Teams 앱 권한 및 관리자 패널

    1. Teams Admin Center → Apps > Manage apps 에서 Approvals 앱 활성화/비활성화
    2. 앱 설정: 팀 정보, 연결, 알림 등 구성 가능

    7.2 로깅 및 감사 추적

    • Microsoft Purview의 감사 로그에 Approvals 이벤트 기록
    • Dataverse 엔터티 승인 데이터 보관 및 감사 정책 설정 가능

    7.3 e‑Signature 통합

    • Adobe Sign, DocuSign 등 서명 제공자와 통합
    • Teams 관리 센터에서 e‑Signature 공급자 ON/OFF 설정 가능

    8. 베스트 프랙티스 & SEO 최적화 요약

    8.1 모듈형 접근 설계

    • Teams, SharePoint, Word, Power Automate를 연계하여 모듈형 워크플로우 설계
    • 상황에 맞는 승인 처리 방식 선택

    8.2 템플릿 활용

    • 조직 내부 표준 절차에 맞춰 승인 템플릿 구성
    • 워크플로우 일관성과 효율성 확보

    8.3 보안 기반 승인 설계

    • 승인 대상자의 권한 자동 부여 여부 고려
    • 승인 기록 감사 로그 통한 추적 체계화

    8.4 키워드 중심 SEO 실천

    • 문서 헤드라인, 소제목에 Microsoft 365 Approvals, Teams Approvals, Power Automate Approval 등 키워드 포함
    • 내부 링크 연결 권장 (teams, sharepoint, power-automate 등 관련 가이드)

    9. 마무리 요약

    M365 Approvals는 단순 결재 요청을 넘어, 팀 협업, 문서 승인, 그룹 승인, e‑Signature 연동, 그리고 Word 문서 내 승인까지 다양한 활용이 가능한 강력한 워크플로우 도구입니다. Teams, SharePoint, Power Automate, Word 간의 매끄러운 연동 구성으로 전사 업무 프로세스를 획기적으로 개선할 수 있습니다.

    적용 시 다음 세 가지를 점검하세요:

    1. 적절한 승인 방식(일괄 vs. 순차 vs. 그룹)
    2. 템플릿 기반 구성으로 관리 효율 상승
    3. 보안/감사 로그 설정 및 e‑Signature 연동

    추가 팁

    • 새로운 워크플로우 발송 전 팀 단위 테스트 플로우 진행 권장
    • Power Automate 템플릿 갤러리 활용해 빠른 설계 가능
    • 관리자 포털에서 승인 흐름 및 감사 정책 주기적으로 검토

  • Microsoft Loop 사용법 완벽 가이드

    Microsoft 365의 새로운 협업 도구인 Microsoft Loop는 팀원들과의 실시간 협업 방식을 혁신적으로 변화시키고 있습니다. 이 글에서는 Microsoft Loop의 핵심 기능과 사용 방법을 상세하게 소개합니다.

    목차

    1. Microsoft Loop란?
    2. 주요 구성 요소
    3. Microsoft Loop 시작하기
    4. Loop 구성 요소 활용하기
    5. 다양한 앱과의 통합
    6. Microsoft Loop Copilot 기능
    7. 모바일에서의 사용
    8. 자주 묻는 질문(FAQ)

    Microsoft Loop란?

    Microsoft Loop는 팀원들이 다양한 앱과 디바이스에서 실시간으로 협업할 수 있도록 지원하는 차세대 협업 플랫폼입니다. Loop를 통해 프로젝트의 모든 정보를 한 곳에서 관리하고, 팀원들과의 원활한 소통이 가능합니다. 업무의 민첩성을 높이고 협업 속도를 비약적으로 향상시킵니다.

    주요 구성 요소

    Loop 구성 요소

    Loop 구성 요소는 텍스트, 체크리스트, 테이블, 투표 등으로 이루어져 있으며, 문서처럼 독립적으로 존재하거나 이메일, 채팅 등에서 동적으로 삽입되어 실시간으로 업데이트됩니다.

    Loop 페이지

    Loop 페이지는 다양한 구성 요소, 텍스트, 이미지, 링크 등을 포함할 수 있는 캔버스 역할을 합니다. 페이지는 프로젝트 단위로 정보를 시각적으로 정리할 수 있어 협업의 효율성이 극대화됩니다.

    Loop 작업 영역

    작업 영역은 관련된 페이지를 그룹화하여 프로젝트 단위로 관리할 수 있는 공간입니다. 업무별, 주제별로 작업 공간을 만들어 효율적으로 협업할 수 있습니다.

    Microsoft Loop 시작하기

    계정 생성 및 로그인

    Microsoft 365 계정을 통해 Loop에 접근할 수 있습니다. Loop 웹 포털 또는 앱에서 로그인하여 사용을 시작합니다.

    새 작업 영역 생성

    • 상단 메뉴에서 ‘새 작업 영역’ 클릭
    • 작업 영역 이름 설정
    • 커버 이미지와 아이콘 선택

    페이지 추가 및 구성 요소 삽입

    • 작업 영역 내에서 ‘새 페이지’ 생성
    • 페이지에 텍스트, 체크리스트, 테이블 등 다양한 구성 요소를 추가 가능
    • “/ (슬래시) 명령어로 손쉽게 요소 삽입

    Loop 구성 요소 활용하기

    텍스트 및 체크리스트

    • /텍스트 : 일반 텍스트 입력
    • /체크리스트 : 할 일 목록 작성

    테이블 및 투표

    • /테이블 : 간단한 데이터 정리
    • /투표 : 팀 의견 수렴 및 결정

    @멘션 기능

    • @ 뒤에 팀원의 이름을 입력하면 멘션 기능이 작동
    • 멘션된 팀원은 알림을 받고 즉시 반응 가능

    타임라인 및 진행 상황 관리

    • /타임라인 : 업무 진행 상황을 시간 순으로 시각화
    • /상태 추적기 : 각 업무의 상태(진행 중, 완료, 지연 등)를 관리

    다양한 앱과의 통합

    Microsoft Loop는 다음과 같은 M365 앱들과 자연스럽게 통합됩니다.

    • Teams
      채팅, 채널 대화 중에 Loop 구성 요소 삽입 가능
      → 메시지 중에도 실시간으로 공동 작업 가능
    • Outlook
      이메일에 Loop 구성 요소를 삽입해 메일 수신자들과 협업 가능
    • OneNote
      노트 작성 중 Loop를 삽입하여 정보 관리 강화
    • Whiteboard
      화이트보드 상에서 Loop 구성 요소로 시각적 협업 가능

    Microsoft Loop Copilot 기능

    Loop Copilot은 AI 기반 도우미로 업무 생산성을 높여줍니다.

    • 콘텐츠 초안 작성
      주제나 명령어를 입력하면 자동으로 문서 초안을 생성
    • 요약 기능
      긴 문서나 회의 기록을 간결하게 요약해줌
    • 질문 응답
      Loop 내의 정보를 기반으로 즉각적인 질문 응답 가능
    • 자동화 추천
      반복되는 업무를 자동화하는 워크플로 제안

    모바일에서의 사용

    Loop는 iOS와 Android 앱을 지원합니다.

    • 모바일에서도 작업 영역과 페이지 접근 가능
    • 데스크탑과 동일한 실시간 동기화
    • 외부에서도 즉시 편집 및 협업 가능

    자주 묻는 질문(FAQ)

    Q1. Microsoft Loop는 무료인가요?

    현재는 Microsoft 365 구독 사용자에게 제공됩니다.

    Q2. 외부 사용자와 협업 가능한가요?

    현재 일부 제한적이며, 점진적으로 외부 사용자 협업 기능이 확대되고 있습니다.

    Q3. Loop 구성 요소는 어디에 저장되나요?

    모든 Loop 구성 요소는 개인의 OneDrive에 .loop 파일로 저장됩니다.

    Q4. Loop에서 Copilot 기능은 어떻게 쓰나요?

    페이지 상단의 Copilot 버튼을 눌러 대화형 명령으로 활용 가능합니다. 현재 일부 기능은 순차적으로 배포 중입니다.

    결론

    Microsoft Loop는 기존 문서 기반 협업을 넘어, 동적이고 실시간으로 변화하는 협업 환경을 제공합니다. 팀원들과의 소통과 업무 진행을 더욱 민첩하게 만들 수 있으며, 특히 Teams, Outlook과의 강력한 통합으로 업무 생산성을 극대화합니다.

  • Microsoft 365 Groups(M365 그룹) 사용방법

    M365 Groups란?

    Microsoft 365 Groups는 팀 또는 부서 단위로 이메일, 일정, 문서, 작업 등을 공유할 수 있도록 설계된 협업 플랫폼입니다. 기존의 메일링 그룹과 달리, 그룹을 생성하면 다음과 같은 여러 리소스가 자동으로 함께 생성됩니다.

    • Outlook용 공유 메일함 및 캘린더
    • SharePoint 문서 라이브러리
    • OneNote 전자 필기장
    • Planner 과제 관리 도구
    • Teams 팀(선택사항)

    협업에 필요한 모든 도구를 통합적으로 사용할 수 있어 업무 효율을 크게 높일 수 있습니다.

    1. M365 Groups 생성 방법

    1.1 Microsoft 365 관리자 센터에서 생성

    1. Microsoft 365 관리 센터에 로그인합니다.
    2. [Teams & Groups] > [Active teams & groups] 메뉴로 이동합니다.
    3. [Add a group] > [Microsoft 365] 선택 후 [Next] 클릭합니다.
    4. 그룹 이름, 설명, 소유자 등을 입력합니다.
    5. 그룹 유형을 ‘공개’ 또는 ‘비공개’로 설정하고, 필요 시 Teams 생성도 함께 진행합니다.
    6. 구성원 추가 후 완료를 누르면 그룹이 생성됩니다.

    1.2 Outlook에서 생성

    1. Outlook 웹 또는 데스크탑 앱을 엽니다.
    2. 왼쪽 메뉴에서 “그룹”을 클릭하고 “새 그룹”을 선택합니다.
    3. 이름, 설명, 공개 범위 설정 후 구성원을 추가하면 완료됩니다.

    1.3 Microsoft Teams에서 생성

    Teams에서 팀을 새로 만들 때 “Microsoft 365 그룹으로 만들기”를 선택하면 자동으로 그룹이 생성됩니다.

    2. M365 Groups 주요 기능 및 활용법

    2.1 공유 리소스

    리소스설명
    Outlook 그룹 메일함모든 구성원과 메일을 공유
    그룹 캘린더프로젝트 및 팀 일정을 공유
    SharePoint 문서 라이브러리공동 작업용 문서 저장소
    OneNote회의록 및 아이디어 정리
    Planner작업 관리, 우선순위 설정

    2.2 외부 사용자 초대

    • 게스트 액세스를 통해 외부 사용자도 그룹에 초대 가능
    • 필요한 리소스에만 제한적으로 접근 가능하도록 설정 가능

    2.3 Microsoft Teams 연계

    • Teams 채팅, 화상회의, 채널 등을 통해 실시간 협업 가능
    • 기존 그룹을 불러와 팀으로 변환하거나 연동 가능

    3. M365 Groups 관리 및 보안 전략

    3.1 구성원 역할과 권한

    역할설명
    소유자그룹 설정 변경, 구성원 추가/제외 가능
    구성원그룹 리소스 사용 가능, 설정은 제한됨
    게스트제한된 리소스 접근 가능 (관리자 설정 필요)

    3.2 그룹 라이프사이클 관리

    • 만료 정책: 사용하지 않는 그룹은 자동 알림 후 삭제 가능
    • 활동 기반 유지: 일정 기간 사용하지 않으면 정리 가능
    • PowerShell 명령어를 통한 그룹 자동 생성, 삭제 자동화 가능

    3.3 명명 정책 및 생성 제한

    • 그룹 이름에 접두사/접미사 지정 가능 (예: APAC_, _팀)
    • 모든 사용자에게 그룹 생성 권한을 부여할 필요는 없음
    • 특정 보안 그룹에만 그룹 생성 권한 부여하여 무분별한 생성 방지

    결론 및 활용 팁

    • M365 Groups는 메일, 일정, 문서, 회의를 한곳에 통합하여 협업 효율을 극대화하는 도구입니다.
    • Teams, Planner, SharePoint 등 다양한 앱과 자연스럽게 연계되어 일관된 업무 흐름을 유지할 수 있습니다.
    • 보안 및 거버넌스를 위해 민감도 라벨, 만료 정책, 게스트 액세스 제어 설정을 꼭 활용하세요.
    • 그룹이 많아지면 관리가 어려워질 수 있으므로, 정기 점검 및 자동화 도구 사용을 권장합니다.

    추천 활용 예시

    • 프로젝트별 그룹을 만들어 문서, 일정, 회의를 통합 관리
    • 부서 단위 그룹을 통해 파일 공유 및 회의 일정 관리
    • 외부 협력 업체와의 공동작업 시 게스트 초대 및 파일 제한 공유

  • MS Teams 사용법: 팀 만들기 & 채널 만들기 완벽 가이드

    Microsoft 365의 핵심 협업 도구인 MS Teams는 다양한 프로젝트, 조직, 부서 단위로 협업 공간을 구성할 수 있도록 도와줍니다. 이 글에서는 Microsoft Teams 팀 만들기와 채널 만들기에 대해 단계별로 안내합니다.

    1. MS Teams에서 팀 만들기

    1-1. 팀 만들기 시작하기

    • Teams 탭 클릭 → 상단 또는 하단의 팀 만들기(Create team) 버튼 선택
    • 스크래치부터 만들기, 기존 그룹/팀에서 만들기, 템플릿으로 시작 중 선택 가능

    1-2. 팀 유형 선택

    • 비공개 팀(Private): 초대된 사람만 접근 가능
    • 공개 팀(Public): 조직 내 누구나 참여 가능
    • 기업의 경우 보안 라벨(Sensitivity Label) 설정 가능

    1-3. 팀 정보 입력 및 구성원 추가

    • 팀 이름, 설명 입력
    • 팀 구성원 초대 (동료 또는 외부 사용자)
    • 기본 채널인 General(일반) 채널이 자동 생성됨

    2. 채널 만들기와 활용법

    2-1. 채널 유형 이해하기

    • 표준 채널(Standard): 팀 전체 공개
    • 개인 채널(Private): 일부 구성원만 접근 가능
    • 공유 채널(Shared): 다른 팀이나 외부 사용자와 협업 가능

    2-2. 채널 생성 절차

    1. 원하는 팀 옆의 …(더보기) 클릭
    2. 채널 추가(Add channel) 클릭
    3. 채널 이름, 설명, 유형 선택(Standard/Private/Shared)
    4. 필요 시 자동 즐겨찾기 설정 → 추가(Add) 클릭

    2-3. 채널 이름 정하기 팁

    • 프로젝트명 + 목적(예: 2025-1Q-매출검토)
    • 부서 접두어 사용: 예) HR-채용, IT-보안

    3. 채널 관리 및 고급 설정

    3-1. 채널 알림 설정

    • 채널의 … 메뉴 클릭 → 채널 알림 관리
    • 모든 활동, 멘션만, 알림 끄기 중 선택 가능

    3-2. 채널 삭제 및 숨기기

    • 표준/개인/공유 채널은 삭제 가능 (단, General 채널은 삭제 불가)
    • 자주 사용하지 않는 채널은 숨기기(Hide) 설정으로 정리

    3-3. 채널 별 멤버 권한 관리

    • Private/Shared 채널은 소유자가 멤버를 개별로 추가
    • 공유 채널은 다른 팀/조직 사용자도 초대 가능 (단, 관리자 설정 필요)

    4. 최신 UI 업데이트 반영

    4-1. 새로운 채널 생성 방식

    • 2025년 상반기 업데이트 적용
    • 왼쪽의 Chats & Channels → New items에서 바로 채널 생성
    • 기존보다 빠르게 팀을 선택하고 채널 생성 가능

    4-2. 다중 창 크기 조절 가능

    • Teams 창을 여러 개 열 수 있도록 업데이트됨
    • 협업 및 멀티 작업 효율 개선

    4-3. 검색 및 사용자 경험 향상

    • 채널 내 검색 기능 개선
    • 코드 블록 표시 기능 추가
    • 글로벌 협업을 위한 이름 발음 녹음 기능 추가

    5. 채널 유형 비교 요약

    항목표준 채널개인 채널공유 채널
    접근 권한팀 전체선택한 멤버만외부 사용자 포함 가능
    권한 설정누구나 가능관리자만 가능관리자만 가능
    추천 사용 사례일반 커뮤니케이션민감한 논의외부 협업

    6. 요약 및 팁

    6-1. 요약 정리

    • 팀 만들기 시 보안 설정과 구성원 추가를 전략적으로 구성
    • 채널은 주제, 보안, 접근성에 따라 적절한 유형 선택
    • 최근 업데이트된 UI로 채널 생성과 관리를 더욱 쉽게 수행 가능

    7. 마무리

    이제 여러분도 직접 MS Teams에서 팀과 채널을 생성해보며, 조직에 최적화된 협업 환경을 설계할 수 있습니다. 특히 채널 유형의 선택, 구성원 권한 설정, 알림 세팅 등을 잘 활용하면 더 강력한 협업 효과를 경험할 수 있습니다.

    업무에 바로 적용할 수 있는 실용적인 Teams 사용법으로, 조직의 협업 문화를 한 단계 끌어올려 보세요!

  • MS Teams 미팅 녹화 기능 완전 가이드

    Microsoft Teams는 기업 사용자에게 클라우드 기반 미팅 녹화 기능을 제공하며, 캡션(자막) 및 DVR 기능을 통해 보다 효율적인 협업 경험을 제공합니다. 아래에서 최신 정보를 중심으로 자세히 설명합니다.

    1. Teams 녹화 기능 개요

    1.1 녹화 가능한 사용자

    • 회의 주최자(Organizer) 또는 같은 조직의 참가자
    • Office 365 E1/E3/E5, Microsoft 365 Business 또는 Teams Premium 사용자
    • 외부 사용자, 개인 계정, 게스트는 기본적으로 녹화 기능 사용 불가

    1.2 IT 관리 센터 설정

    • Microsoft Teams 관리센터에서 Meeting policies → Allow cloud recording 활성화 필요
    • 보존 정책 및 접근 권한은 조직 관리자에 의해 설정 가능

    1.3 녹화 저장 위치

    • 일반 회의 → 주최자의 OneDrive 내 Recordings 폴더
    • 채널 회의 → 해당 팀의 SharePoint 문서 라이브러리 > Recordings 폴더

    2. 녹화 시작 및 종료 방법

    2.1 데스크톱 앱(Windows/Mac)

    1. 회의 시작 또는 참가
    2. 하단의 ‘•••’ 메뉴(추가 작업) 클릭
    3. Start recording 선택 → 모든 참여자에게 알림 표시
    1. 녹화 중단: 동일 메뉴에서 Stop recording 클릭
    2. 회의 종료 시 자동 중단, 최대 4시간 녹화 가능

    2.1.1 Mac 팁

    • Teams 자체 녹화 불가 시 QuickTime Player 활용 가능

    2.2 모바일 앱(iOS/Android)

    1. 모바일에서 회의 연결
    2. 화면 하단 ‘•••’ 메뉴 탭
    3. Start recording 클릭 → 알림 표시 후 녹화 시작
    4. Stop recording으로 중지하거나, 회의 종료 시 자동 중단

    2.3 웹 브라우저 사용

    • Teams 웹앱에서도 동일한 방식으로 Start/Stop recording 가능

    3. 캡션 기능 활용

    3.1 실시간 캡션

    • 회의 중 Turn on live captions 기능으로 실시간 자막 활성화 가능
    • 캡션 언어, 글꼴 크기, 색상, 투명도 등 사용자 설정 가능

    3.2 녹화된 영상 자막

    • 녹화된 영상에는 자동 생성된 자막(Closed Captions) 포함
    • 영상 재생 시 캡션 토글로 On/Off, 언어 선택, 글자 크기 조정 등 가능

    3.3 다국어 번역 자막

    • Teams Premium 기능에 포함된 자동 언어 감지 및 번역 캡션 사용 가능
    • 협업 시 영어·한국어·일본어 등 언어 번역으로 글로벌 미팅 지원

    4. 녹화파일 확인·공유·다운로드

    4.1 파일 확인

    • 녹화 종료 후 Teams의 채팅 > Recap 탭, 또는 Outlook 일정에서 녹화 영상 확인

    4.2 다운로드 설정

    • 회의 주최자 및 공동 주최자만 다운로드 가능
    • OneDrive 또는 SharePoint에서 파일 선택 → Download 클릭

    4.3 외부 공유

    1. OneDrive/SharePoint에서 공유 링크 생성
    2. 보기·편집 권한, 링크 만료 날짜, 새 사용자 초대 등 설정 가능
    3. 외부 사용자는 접근 링크가 있어야만 영상 시청 가능

    5. 최신 기능: DVR 기능 및 개선 사항

    5.1 DVR 기능

    • Town-hall 및 웨비나 이벤트에서 DVR 기능 (Pause, Rewind, Forward) 지원
    • 참가자는 실시간 참여하지 않아도 원하는 지점으로 자유롭게 이동 가능

    5.2 OneDrive 재생 개선

    • 영상 재생 시 마지막 시청 위치로 자동 이동
    • 자막 자동 생성 및 다국어 번역 자막 기능 제공

    6. IT 관리자 고급 정책 설정

    6.1 PowerShell 설정 예

    powershell복사편집Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global `
  -AllowCloudRecording $true `
  -RecordingForWebinar $true `
  -RecordingForTownhall $true

    6.2 Teams Premium 기능

    • 자동 캡션, 트랜스크립트 생성, 회의 요약 기능(Recap) 포함
    • 미팅 템플릿 설정을 통해 자동 녹화 및 자막 옵션 사전 지정 가능

    7. 유의사항 및 추천 팁

    7.1 사용 시 주의사항

    • 녹화 시작 시 참여자 전체에게 알림
    • 한 회의당 하나의 녹화만 가능하며, 중복 녹화 불가
    • 조직의 보존 기간 정책에 따라 녹화 파일 자동 삭제 가능

    7.2 외부 사용자/개인 계정 대안

    • Teams 내 직접 녹화 불가 시, OBS Studio, Bandicam, Mobizen 등의 외부 녹화 도구 사용 추천

    7.3 캡션 활용 팁

    1. 회의 전 미리 캡션 활성화 팁 공유
    2. 녹화본 자막 포함 여부 확인
    3. 자막 파일 다운받아 후처리, 영상 편집용으로 활용 가능

    ✅ 결론 요약

    1. Teams 녹화는 조직 정책 및 권한에 기반해 사용 가능
    2. 녹화본은 OneDrive/SharePoint에 저장되며, 외부 공유 및 다운로드 가능
    3. 실시간 캡션 + 녹화 자막 기능으로 회의 접근성 강화
    4. 최신 DVR 기능으로 유연한 영상 시청 경험 제공

  • Outlook Report Message 기능 사용법

    오늘은 Outlook(아웃룩)의 Report Message 기능은 스팸(정크), 피싱 이메일을 직접 신고할 수 있는 기능을 소개할까 합니다. 이 기능은 Microsoft와 조직 보안 시스템이 이메일 위협을 인식하고 대응하는 데 매우 중요한 역할을 합니다.

    해당 기능은 Microsoft 365 조직사용자(E3, E5)만 사용가능하다고 합니다. 기업에서 사용하시는 분들은 적극적으로 사용해보시길 권해드립니다.

    1. Report Message 기능이란?

    • Report Message는 사용자가 의심스러운 이메일을 Microsoft 또는 조직 보안팀에 직접 신고할 수 있도록 하는 기능입니다.
    • 신고 유형:
      • Report Junk (스팸)
      • Report Phishing (피싱)
      • Not Junk (정상 메일로 분류)

    📌 이 기능은 Microsoft Defender for Office 365와 연동되어, 조직 전체 보안 위협에 빠르게 대응할 수 있도록 도와줍니다.

    2. 지원되는 환경 및 버전

    2.1 지원 Outlook 버전

    • Outlook for Microsoft 365 (Windows, Mac)
    • Outlook on the Web (OWA)
    • Outlook for iOS/Android (2024년 말 이후 최신 버전)

    2.2 사전 설정 요건

    • Microsoft 365 관리자 포털에서 User reporting 기능 활성화
    • 기존 Report Message Add-in이 있다면 제거하고 내장 기능으로 전환 권장

    3. Report Message 사용 방법

    3.1 Outlook 데스크톱 (Windows, Mac)

    1. 신고하려는 메일을 클릭합니다.
    2. 상단 리본에서 Report 메뉴를 클릭합니다.
    3. 다음 중 하나를 선택합니다:
      • Report Junk → 스팸으로 신고 후 정크 폴더로 이동
      • Report Phishing → 피싱으로 신고 후 삭제됨
      • Not Junk → 정크가 아닌 경우, 정상 메일로 이동

    3.2 Outlook on the Web (OWA)

    1. 웹브라우저에서 Outlook 로그인 후 이메일 선택
    2. 오른쪽 상단의 “…” 메뉴 클릭
    3. “Report” 선택 후 유형 선택

    3.3 Outlook 모바일 앱

    1. 앱에서 신고할 메일 열기
    2. 상단의 “…” (더보기) 클릭
    3. “Report Junk” 또는 “Report Phishing” 선택

    4. 관리자 설정 팁

    1. Microsoft Defender 포털의 User Reported Settings 메뉴에서 사용자를 위한 보고 옵션 설정 가능
    2. “보고된 메시지 저장” 기능으로 관리자 또는 SOC(Security Operations Center) 팀에서 확인 가능
    3. 신고된 메일은 Microsoft 또는 지정된 내부 메일박스로 전송되며, Submissions 탭에서 분석 가능

    5. 기존 Report Message Add-in과의 차이점

    항목기존 Add-in내장 Report 기능
    설치 필요 여부별도 설치 필요내장됨
    UI 일관성낮음Outlook 전 환경에서 동일
    복수 선택 가능 여부제한적여러 메일 선택 가능
    보안 보고 흐름조직에 따라 달라짐Defender에 자동 연동

    ⚠ Microsoft는 기존 Add-in을 더 이상 업데이트하지 않으며, 내장 Report 기능을 권장하고 있습니다.

    6. 신고 결과 처리 흐름

    1. 사용자가 메시지를 신고
    2. Microsoft 또는 조직 보안팀에 데이터 전송
    3. 위협 분석 → 피싱 또는 스팸 여부 판단
    4. 필터 정책 업데이트 → 사용자 환경에 반영

    7. 자주 묻는 질문 (FAQ)

    Q. Report Message 기능을 사용해도 메일이 정크함에 계속 들어와요.
    A. 해당 기능은 사용자 피드백 수집용이며, 필터 반영까지 일정 시간 소요될 수 있습니다. 관리자에게 Escalation을 요청하세요.

    Q. 버튼이 보이지 않아요.
    A. 조직 설정에 따라 비활성화되었거나 Add-in과 충돌 중일 수 있습니다. Microsoft 365 관리자에게 문의하세요.

    8. 결론

    Outlook의 Report Message 기능은 사용자 중심의 보안 대응 메커니즘입니다. 단순한 클릭 몇 번으로 스팸이나 피싱 메일을 신고하고, 보안 필터에 기여할 수 있습니다.

    조직 관리자와 사용자는 이 기능을 적극적으로 활용하여 이메일 보안 체계를 강화해야 합니다. 특히 기존 Add-in 방식은 곧 종료되므로, 지금 바로 내장 Report Message 기능으로 전환하세요.

  • M365 공용 메일함(Shared Mailbox) 추가 방법

    📨 M365 공용 메일함(Shared Mailbox)이란?

    공용 메일함(Shared Mailbox)은 여러 사용자가 하나의 메일함을 공유하여 이메일을 확인하고 응답할 수 있게 해주는 Microsoft 365 기능입니다. 고객 서비스, 인사, 영업, 마케팅 등에서 팀 단위로 이메일을 관리할 때 유용합니다.

    공용 메일함의 대표 활용 예시

    • 고객지원 대표메일 (예: help@company.com)
    • 팀 단위 소통 계정 (예: hr@company.com)
    • 부서 공지 및 수신함

    📌 공용 메일함의 장점

    1. 팀워크 향상

    여러 명이 하나의 메일함을 공동으로 사용하므로, 부재 시에도 다른 팀원이 응답할 수 있어 업무 공백을 줄일 수 있습니다.

    2. 일관된 외부 커뮤니케이션

    From 주소가 팀의 대표 이메일로 발송되기 때문에, 회사 이미지의 일관성을 유지할 수 있습니다.

    3. 일정, 연락처 공유

    공용 메일함은 메일뿐 아니라 일정(Calendar) 및 연락처(Contact)도 공유할 수 있어 협업에 유리합니다.

    🔧 공용 메일함 생성 전 준비사항

    관리자 권한 필요

    공용 메일함을 만들고 관리하려면 Microsoft 365 관리 권한이 필요합니다.

    라이선스 정책

    공용 메일함은 최대 50GB까지는 별도 라이선스 없이 사용할 수 있습니다. 단, 로그인 기능이 없으며, 개인 사용자에게 할당되어야만 사용이 가능합니다.

    🛠️ Microsoft 365 관리자 센터에서 공용 메일함 생성

    h3. 1단계: 관리 센터 접속

    • Microsoft 365 관리자 계정으로 로그인합니다.

    h3. 2단계: 공유 사서함 만들기

    • 사이드 메뉴에서 Teams & 그룹 → 공유 사서함(Shared mailboxes) 선택
    • [공용 사서함 추가] 버튼 클릭
    • 이름과 이메일 주소를 입력하고 저장

    h3. 3단계: 구성원 추가

    • 사서함이 생성되면, ‘구성원’ 항목에서 사용자들을 추가합니다.

    💻 Outlook 데스크톱에서 공용 메일함 추가하기

    h3. 자동 추가 (구성원이면 자동 표시됨)

    • Microsoft 365 환경에서 사용자가 공용 메일함 멤버로 추가되면, 일정 시간 내 자동으로 Outlook에 표시됩니다.

    h3. 수동 추가 방법

    h4. Outlook (New Outlook 모드 기준)

    1. 왼쪽 폴더 목록에서 [메일 계정 이름] 우클릭
    2. [공유 폴더 추가] 또는 [Add shared mailbox] 선택
    3. 공유받은 메일 주소 입력 (예: hr@company.com)
    4. 메일함이 사이드바에 추가됨

    h4. 클래식 Outlook 방식

    1. Outlook 실행 → 파일 → 계정 설정 → 계정 설정
    2. 현재 메일 계정 선택 → 변경 → 기타 설정
    3. 고급 탭 → 추가 클릭 후 공유 메일함 주소 입력
    4. Outlook 재시작 시 적용됨

    🌐 Outlook Web (OWA)에서 공유 메일함 추가

    1. Outlook 웹사이트에 로그인
    2. 좌측 폴더에서 내 메일함 우클릭 → [공유 폴더 추가] 선택
    3. 공용 메일 주소 입력 → 추가

    브라우저 기반에서도 메일 확인, 회신, 일정 열람까지 모두 가능합니다.

    📱 Outlook 모바일 앱에서 공유 메일함 사용

    Outlook 앱(iOS/Android)은 직접 추가 기능은 없지만, 공용 메일함이 별도 계정으로 구성된 경우 자동으로 동기화됩니다. 그렇지 않다면 모바일에서는 일부 기능이 제한될 수 있습니다.

    ✉️ ‘보낸 사람(From)’ 설정 방법

    ‘보낸 사람’ 주소 선택

    메일 작성 시 ‘From’을 클릭하면 공용 메일 주소로 변경할 수 있습니다. 공유 사서함이 정상 등록되어 있고, Send As 권한이 부여된 경우에만 가능합니다.

    발송 권한 유형

    권한 유형설명
    Send As공용 메일 주소로 발송, 개인 정보는 숨김
    Send on Behalf“OOO을 대신하여”라는 형식으로 발송됨

    📅 공유 일정 활용하기

    공용 메일함에 포함된 캘린더는 멤버 전체에게 자동 공유됩니다. Outlook이나 OWA의 일정 보기에서 확인 가능하며, 회의 요청도 공유 메일 주소로 보낼 수 있습니다.

    ✅ 관리 팁 & 주의사항

    • 공용 메일함은 로그인 계정이 아니므로, MFA(다단계 인증) 적용이 불가합니다.
    • 공용 메일함에 직접 로그인은 차단되어야 하며, 구성원을 통해 접근합니다.
    • 삭제된 메일함은 30일 내 복구 가능합니다.
    • Outlook에서 간혹 보이지 않는 경우, 계정 제거 후 재추가하거나 앱 재설치로 해결 가능

    🔚 마무리

    공용 메일함(Shared Mailbox)은 조직 내 협업과 고객 대응을 한층 더 효율적으로 만들어주는 강력한 도구입니다. Microsoft 365 환경에서는 관리도 쉽고, Outlook을 통해 다양한 디바이스에서 접근할 수 있기 때문에 설정만 잘하면 매우 실용적인 기능입니다.

    지금 바로 여러분의 팀 이메일도 공용 메일함으로 통합해보세요!

  • 아웃룩과 팀즈로 팀즈 미팅 초대하는 방법

    Microsoft 365를 사용하는 직장인이라면 Microsoft Teams(팀즈)와 Outlook(아웃룩)을 함께 사용하는 일이 비일비재할 것으로 생각됩니다. 특히 팀즈 미팅을 예약하고, 조직 내외 참석자에게 초대장을 보내는 업무는 자주 반복되는 일 중 하나입니다.

    Outlook과 Teams를 통해 Microsoft Teams 회의를 만드는 방법을 단계별로 소개합니다. 회의 초대는 물론, 호스트라면 반드시 알고 있어야할 회의옵션 회의 옵션(Options) 설정 방법도 함께 다루고자 하오니, 꼭 참조하시길 바랍니다.

    📌 목차

    • 아웃룩에서 팀즈 미팅 만드는 방법
    • 팀즈에서 직접 미팅 예약하는 법
    • 외부 참석자 초대하는 방법
    • 회의 옵션(Options) 설정 방법
    • 팀즈 미팅 관련 자주 묻는 질문 (FAQ)
    • 마무리 요약

    아웃룩에서 팀즈 미팅 만드는 방법

    Microsoft Outlook은 팀즈와 완전히 연동되어 있어 회의 초대를 손쉽게 할 수 있습니다.

    🖥 Outlook 데스크톱 앱 기준

    1. Outlook 실행 후 캘린더 이동
      왼쪽 아래의 캘린더 아이콘을 클릭합니다.
    2. 새 회의 만들기
      상단 메뉴에서 ‘새 회의’ 또는 ‘새 일정’을 클릭합니다.
    3. Teams 미팅 버튼 클릭
      일정 작성 창 상단의 ‘Teams Meeting’ 버튼을 클릭하면 팀즈 미팅 링크가 자동 생성됩니다.
    4. 회의 정보 입력
      제목, 참석자 이메일, 시간, 설명 등을 작성합니다.
    5. 초대장 발송
      ‘보내기(Send)’ 버튼을 클릭하면 초대장이 발송됩니다.

    **** Tips) Outlook과 Teams의 연동을 위해 Teams가 먼저 기동된 후에 Outlook을 기동해야 Outlook에 Teams미팅 버튼 클릭이 활성화 되기도 합니다.

    🌐 Outlook 웹 버전 기준

    1. Outlook 웹사이트에 로그인합니다.
    2. 캘린더 > 새 이벤트(New Event) 클릭
    3. Teams Meeting 활성화 토글을 클릭해 링크 생성
    4. 제목, 시간, 참석자 등 입력 후 저장 또는 보내기

    팀즈에서 직접 미팅 예약하는 법

    Teams 앱에서도 회의를 직접 예약할 수 있습니다. 특히 팀 채널과 연동된 회의가 필요할 때 효과적입니다.

    1. Teams 실행 후 캘린더 클릭
      왼쪽 메뉴에서 ‘캘린더’를 클릭합니다.
    2. 새 회의 예약
      오른쪽 상단 ‘새 회의(New meeting)’ 버튼 클릭
    3. 회의 세부 정보 입력
      제목, 참석자, 시간, 설명, 반복 여부 등을 설정합니다.
    4. 채널 회의(선택 사항)
      팀 채널을 연결하면 팀원들에게 자동 초대됩니다.
    5. 보내기 클릭
      회의 초대장이 참석자에게 발송됩니다.

    외부 참석자 초대하는 방법

    외부 고객이나 협력사 등 조직 외 인원도 초대할 수 있습니다.

    📧 이메일로 초대

    • Outlook 또는 Teams에서 외부 이메일 주소를 참석자란에 입력하면 초대장이 자동 발송됩니다.
    • 팀즈 계정이 없어도 웹 브라우저를 통해 회의 참가가 가능합니다.

    ⚠️ 외부 초대 주의사항

    • 조직 설정에 따라 외부 초대가 제한될 수 있으며, 이 경우 IT 관리자 설정이 필요합니다.
    • 링크 기반 참석은 데스크톱/모바일 모두에서 지원됩니다.

    회의 옵션(Options) 설정 방법

    회의 초대 후 참석자 권한을 설정하거나 대기실 기능을 활용하고 싶다면 회의 옵션 설정이 중요합니다.

    ✅ 설정 방법 (Outlook 또는 Teams 공통)

    1. 회의 초대장 발송 후, 받은 일정 메일에서 ‘회의 옵션(Meeting options)’ 링크를 클릭하거나,
      Teams 캘린더에서 해당 회의를 클릭 > 옵션(…) > 회의 옵션 선택
    2. 웹페이지에서 옵션 설정
      다음과 같은 항목을 설정할 수 있습니다:
      • 누가 로비를 건너뛸 수 있나요?
        • 조직 내 모든 사람 / 나만 / 누구나 등 선택 가능
      • 발표자 권한 지정
        • 모두 / 나만 / 특정 사용자
      • 참석자 마이크 사용 가능 여부
      • 참석자 비디오 사용 가능 여부
      • 회의 녹화 자동 시작 여부
    3. 저장 버튼 클릭

    💡 예시 상황별 팁

    상황권장 설정
    외부 고객 대상 회의발표자: ‘나만’, 로비 통과: ‘조직 내 사람만’
    내부 실무 회의발표자: ‘모두’, 마이크 허용: ‘예’
    대규모 발표회비디오/마이크 비활성화, 녹화 자동 시작

    팀즈 미팅 관련 자주 묻는 질문 (FAQ)

    ❓ 회의 링크가 초대장에 자동 포함되나요?

    네. Outlook이나 Teams에서 ‘Teams Meeting’ 기능을 켜면 링크가 자동 포함됩니다.

    ❓ 반복 회의로 설정할 수 있나요?

    가능합니다. 일간, 주간, 맞춤 반복 등으로 지정할 수 있습니다.

    ❓ 회의 알림은 자동 전송되나요?

    네. 초대장을 보내면 이메일과 캘린더에 자동 반영되며, 알림도 자동 설정됩니다.

    ❓ 앱 없이도 참여 가능한가요?

    예. 팀즈 계정 없이도 웹 브라우저만 있으면 회의 참가가 가능합니다.

    마무리 요약

    항목아웃룩팀즈
    회의 생성 위치캘린더 > 새 회의캘린더 > 새 회의
    회의 링크 추가Teams Meeting 버튼 클릭자동 생성됨
    참석자 초대이메일 입력이메일 또는 채널 지정
    외부 참석자 가능 여부가능가능
    회의 옵션 설정초대장 내 ‘회의 옵션’ 링크회의 상세 정보 > ‘회의 옵션’