Microsoft 365를 사용하는 직장인이라면 Microsoft Teams(팀즈)와 Outlook(아웃룩)을 함께 사용하는 일이 비일비재할 것으로 생각됩니다. 특히 팀즈 미팅을 예약하고, 조직 내외 참석자에게 초대장을 보내는 업무는 자주 반복되는 일 중 하나입니다.
Outlook과 Teams를 통해 Microsoft Teams 회의를 만드는 방법을 단계별로 소개합니다. 회의 초대는 물론, 호스트라면 반드시 알고 있어야할 회의옵션 회의 옵션(Options) 설정 방법도 함께 다루고자 하오니, 꼭 참조하시길 바랍니다.
📌 목차
- 아웃룩에서 팀즈 미팅 만드는 방법
- 팀즈에서 직접 미팅 예약하는 법
- 외부 참석자 초대하는 방법
- 회의 옵션(Options) 설정 방법
- 팀즈 미팅 관련 자주 묻는 질문 (FAQ)
- 마무리 요약
아웃룩에서 팀즈 미팅 만드는 방법
Microsoft Outlook은 팀즈와 완전히 연동되어 있어 회의 초대를 손쉽게 할 수 있습니다.
🖥 Outlook 데스크톱 앱 기준
- Outlook 실행 후 캘린더 이동
왼쪽 아래의 캘린더 아이콘을 클릭합니다. - 새 회의 만들기
상단 메뉴에서 ‘새 회의’ 또는 ‘새 일정’을 클릭합니다. - Teams 미팅 버튼 클릭
일정 작성 창 상단의 ‘Teams Meeting’ 버튼을 클릭하면 팀즈 미팅 링크가 자동 생성됩니다. - 회의 정보 입력
제목, 참석자 이메일, 시간, 설명 등을 작성합니다. - 초대장 발송
‘보내기(Send)’ 버튼을 클릭하면 초대장이 발송됩니다.
**** Tips) Outlook과 Teams의 연동을 위해 Teams가 먼저 기동된 후에 Outlook을 기동해야 Outlook에 Teams미팅 버튼 클릭이 활성화 되기도 합니다.
🌐 Outlook 웹 버전 기준
- Outlook 웹사이트에 로그인합니다.
- 캘린더 > 새 이벤트(New Event) 클릭
- Teams Meeting 활성화 토글을 클릭해 링크 생성
- 제목, 시간, 참석자 등 입력 후 저장 또는 보내기
팀즈에서 직접 미팅 예약하는 법
Teams 앱에서도 회의를 직접 예약할 수 있습니다. 특히 팀 채널과 연동된 회의가 필요할 때 효과적입니다.
- Teams 실행 후 캘린더 클릭
왼쪽 메뉴에서 ‘캘린더’를 클릭합니다. - 새 회의 예약
오른쪽 상단 ‘새 회의(New meeting)’ 버튼 클릭 - 회의 세부 정보 입력
제목, 참석자, 시간, 설명, 반복 여부 등을 설정합니다. - 채널 회의(선택 사항)
팀 채널을 연결하면 팀원들에게 자동 초대됩니다. - 보내기 클릭
회의 초대장이 참석자에게 발송됩니다.
외부 참석자 초대하는 방법
외부 고객이나 협력사 등 조직 외 인원도 초대할 수 있습니다.
📧 이메일로 초대
- Outlook 또는 Teams에서 외부 이메일 주소를 참석자란에 입력하면 초대장이 자동 발송됩니다.
- 팀즈 계정이 없어도 웹 브라우저를 통해 회의 참가가 가능합니다.
⚠️ 외부 초대 주의사항
- 조직 설정에 따라 외부 초대가 제한될 수 있으며, 이 경우 IT 관리자 설정이 필요합니다.
- 링크 기반 참석은 데스크톱/모바일 모두에서 지원됩니다.
회의 옵션(Options) 설정 방법
회의 초대 후 참석자 권한을 설정하거나 대기실 기능을 활용하고 싶다면 회의 옵션 설정이 중요합니다.
✅ 설정 방법 (Outlook 또는 Teams 공통)
- 회의 초대장 발송 후, 받은 일정 메일에서 ‘회의 옵션(Meeting options)’ 링크를 클릭하거나,
Teams 캘린더에서 해당 회의를 클릭 > 옵션(…) > 회의 옵션 선택 - 웹페이지에서 옵션 설정
다음과 같은 항목을 설정할 수 있습니다:- 누가 로비를 건너뛸 수 있나요?
- 조직 내 모든 사람 / 나만 / 누구나 등 선택 가능
- 발표자 권한 지정
- 모두 / 나만 / 특정 사용자
- 참석자 마이크 사용 가능 여부
- 참석자 비디오 사용 가능 여부
- 회의 녹화 자동 시작 여부
- 누가 로비를 건너뛸 수 있나요?
- 저장 버튼 클릭
💡 예시 상황별 팁
| 상황 | 권장 설정 |
|---|---|
| 외부 고객 대상 회의 | 발표자: ‘나만’, 로비 통과: ‘조직 내 사람만’ |
| 내부 실무 회의 | 발표자: ‘모두’, 마이크 허용: ‘예’ |
| 대규모 발표회 | 비디오/마이크 비활성화, 녹화 자동 시작 |
팀즈 미팅 관련 자주 묻는 질문 (FAQ)
❓ 회의 링크가 초대장에 자동 포함되나요?
네. Outlook이나 Teams에서 ‘Teams Meeting’ 기능을 켜면 링크가 자동 포함됩니다.
❓ 반복 회의로 설정할 수 있나요?
가능합니다. 일간, 주간, 맞춤 반복 등으로 지정할 수 있습니다.
❓ 회의 알림은 자동 전송되나요?
네. 초대장을 보내면 이메일과 캘린더에 자동 반영되며, 알림도 자동 설정됩니다.
❓ 앱 없이도 참여 가능한가요?
예. 팀즈 계정 없이도 웹 브라우저만 있으면 회의 참가가 가능합니다.
마무리 요약
| 항목 | 아웃룩 | 팀즈 |
|---|---|---|
| 회의 생성 위치 | 캘린더 > 새 회의 | 캘린더 > 새 회의 |
| 회의 링크 추가 | Teams Meeting 버튼 클릭 | 자동 생성됨 |
| 참석자 초대 | 이메일 입력 | 이메일 또는 채널 지정 |
| 외부 참석자 가능 여부 | 가능 | 가능 |
| 회의 옵션 설정 | 초대장 내 ‘회의 옵션’ 링크 | 회의 상세 정보 > ‘회의 옵션’ |